فاکتور رسمی چیست و چه ویژگی های دارد؟ بررسی دلایل استفاده از آن

بسیاری از شرکت‌ها برای خرید و فروش خود به صدور فاکتور رسمی نیاز دارند. اما فاکتور رسمی چیست و چه کاربردی دارد؟ مشخصات فاکتور رسمی چیست و چه مواردی حتماً باید در فاکتور ذکر شود؟ برای آشنایی بیشتر با فاکتور رسمی نحوه صدور آن، با ما همراه باشید.

فاکتور رسمی چیست و چرا باید از آن استفاده کرد؟

هنگام انجام معامله، فروشنده به خریدار فاکتور یا رسید خرید ارائه می‌‌کند که می‌‌تواند به دو شکل رسمی و غیر رسمی باشد. هر سندی که دارای مهر و امضای شرکت باشد، می‌تواند به عنوان فاکتور رسمی تلقی شود. در واقع فاکتور رسمی، سندی است که بتواند برای طرفین ایجاد حق کند.

صدور فاکتور رسمی در معاملات امروزی دیگر به شکل دستی انجام نمی‌‌شود. اما فاکتورهای رسمی کاغذی همچنان کاربرد دارد و از بین نرفته است. صدور فاکتور رسمی در حال حاضر به شکل الکترونیکی و با کمک نرم افزارهای حسابداری انجام می‌‌شود. اما فاکتور رسمی که بتواند در ادارات و سازمان‌های دولتی (به عنوان مرجع رسیدگی به حقوق فروشندگان و خریداران) استفاده شود، باید شرایط و مشخصات به خصوصی را داشته باشد. اما قبل از هر چیز بهتر است نگاهی به تمامی کاربرد‌های فاکتور رسمی فروش داشته باشیم.

کاربرد فاکتور رسمی فروش

با در نظر گرفتن شرایطی که فاکتور رسمی ایجاد می‌‌کند، می‌‌توان از آن برای کارهای زیر استفاده کرد:

• صدور فاکتور رسمی برای فروش خدمات

شرکت‌های خدماتی می‌‌توانند از فاکتور رسمی برای فروش خدمات خود استفاده کنند. برخلاف تصور، ارائه فاکتور تنها برای کالاهای فیزیکی نیست و خدمات هم می‌‌تواند شامل فاکتور شود. سایت‌های ارائه دهنده محصولات اشتراکی، نرم افزاری، فروش اتوماسیون اداری و… می‌‌توانند برای مشتریان خود فاکتور رسمی صادر کند.

• صدور فاکتور رسمی برای فروش محصولات و کالاهای فیزیکی

بیشترین کاربرد فرم فاکتور رسمی، برای فروش محصولات و کالاهای فیزیکی است. خریداران می‌‌توانند هنگام گرفتن کالا، از فروشنده درخواست فاکتور رسمی کنند. حتی می‌توانید هنگام خرید از فروشگاه‌های اینترنتی از آن‌ها بخواهید تا محصولات شما را با فاکتور رسمی به نام یک شخص حقوقی ارسال کنند.

• صدور فاکتور رسمی برای بنگاه‌های کوچک و بزرگ اقتصادی

تمام واحدهای صنعتی، بنگاه‌های اقتصادی و تولید کنندگان محصول که مشمول پرداخت مالیات بر ارزش افزوده هستند، باید امکان صدور فاکتور رسمی را داشته باشند. برای ارائه مدارک مورد نیاز هنگام ثبت لیست مالیات بر ارزش افزوده در سایت سازمان امور مالیاتی، باید بتوانید فاکتور رسمی کالاهای فروخته شده را ارائه کنید.

فاکتور رسمی فروش چگونه تهیه می‌‌شود؟

در گذشته برای صدور فاکتور رسمی، باید از کاغذ فاکتورها و رسیدهای آماده استفاده می‌‌شد. پس از نوشته شدن آیتم‌های خرید، فاکتور با مهر و امضای فروشنده رسمیت پیدا می‌‌کرد. اصلاح اقلام، تاریخ، اضافه کردن کالا و چیزهایی از این دست در فاکتور قدیمی مشکل بود. در حال حاضر می‌توانید با کمک نرم افزار‌های حسابداری و حتی نرم افزارهای تخصصی صدور فاکتور رسمی، فاکتور دلخواه‌تان را با شکل و شمایل منحصر به فرد صادر کنید. علاوه بر آن امکان دانلود فاکتور رسمی اکسل، فایل ورد فاکتور رسمی و نمونه فاکتور رسمی پر شده هم وجود دارد و می‌توانید از آن‌ها هم استفاده کنید.

با در نظر گرفتن تمامی این امکانات، صدور پیش فاکتور رسمی، فاکتور فروشگاهی، رسمی، غیر رسمی، صوری، حواله‌ای و… برای شخص حقیقی و حقوقی بسیار ساده است. اما باید توجه کنید که در صورت صدور فاکتور صوری، باید مخاطرات و ایراد‌های آن را هم بپذیرید. در ادامه شما را با مفهوم فاکتور صوری و دلیل صدور آن آشنا می‌‌کنیم.

فاکتور صوری چیست؟

فاکتور صوری یک رسید خرید بی اعتبار است که گاهی برای نگهداری اقلام خرید و هزینه‌های شرکت صادر می‌‌شود. استفاده از این فاکتور در اسناد درون سازمانی بلامانع است. یعنی یک شرکت می‌‌تواند برای نگهداری هزینه‌های انجام شده اقدام به صدور فاکتور صوری کند. اما ارائه فاکتور صوری به سازمان امور مالیاتی که مرجع محاسبه مالیات و کنترل خرید و فروش شرکت‌ها است، شما را با خطر جریمه روبرو خواهد کرد.

فاکتور سازی در شرکت‌هایی که به دنبال کاهش هزینه‌های مالیاتی با افزایش مخارج و هزینه‌های جاری هستند، انجام می‌‌شود. نحوه صدور فاکتور صوری با صدور فاکتور رسمی یکسان است. اما اعتبار فاکتور صوری چیزی نیست که بتوان روی آن بحثی کرد. در صورتی که سازمان امور مالیاتی وجود فاکتور صوری را در میان اسناد شما کشف کند، قطعاً با جریمه‌های مالیاتی روبرو خواهید شد. اما اداره مالیات چگونه می‌‌فهمند که فاکتور شما صوری است و نه رسمی؟

روش‌های کشف فاکتور صوری توسط سازمان امور مالیاتی

سازمان امور مالیاتی برای بررسی اسناد مالی و حسابداری، شناسه اقتصادی و کد ملی هر شرکت و شخص حقیقی و حقوقی را بررسی می‌‌کند. بعد از هر هزینه، شما باید با چاپ فاکتور رسمی آن را به سازمان امور مالیاتی تحویل دهید. به طور کلی این سازمان برای کشف تخلفات مالیاتی، کارهای زیر را انجام می‌‌دهد:

• بررسی کد فروش ارائه دهندگان خدمات و فروشندگان کالا
• اعتبارسنجی شناسه ملی شرکت‌ها و اطمینان از غیر فعال نبودن واحد اقتصادی
• بررسی اعتبار گواهی ارزش افزوده
• بررسی نوع فاکتور، صادر کننده و خدمات ارائه شده در فاکتور
• بررسی بارنامه و مستندات مربوط به ترابری محصولات و کالاهای فیزیکی
• بررسی اصالت و اعتبار فیش‌های بانکی، چک‌های بانکی و اسناد پرداخت

مشخصات اصلی فاکتور رسمی یا صورت حساب فروش کالا و خدمات

با در نظر گرفتن مواردی که تا به الان ذکر شد، می‌‌توان مشخصات فاکتور رسمی را بیان کرد. صدور فاکتور رسمی در حال حاضر باید شامل موارد زیر باشد:

• شماره سریال

فاکتور رسمی در مقایسه با فاکتور غیر رسمی و عادی، شماره سریال منحصر به فرد دارد. شماره سریال فاکتور‌های رسمی توسط ممیزان و ماموران سازمان امور مالیاتی و بررسی می‌شود. بنابراین در صورتی که فاکتورهای شما بدون شماره سریال باشند، احتمال رسمی نبودن آن بالا می‌‌رود.

• اطلاعات خریدار و فروشنده

در تمامی فاکتور‌های رسمی اطلاعات خریدار و فروشنده به ریز و با دقت نوشته می‌‌شود. اطلاعاتی مثل آدرس، شماره تماس، شناسه اقتصادی، شماره ثبت و کد پستی باید در هنگام صدور فاکتور رسمی درج شود.

• امضا و مهر

فاکتور رسمی زمانی اعتبار دارد که مهر و امضای فروشنده را داشته باشد. علاوه بر آن خریدار هم می‌‌تواند برای صحه گذاشتن روی فاکتور، مهر امضای خود را هم روی برگه ثبت کند.

• مشخصات خرید 

در تمام فاکتورهای رسمی نوع محصول، نام محصول، تعداد واحد خرید، قیمت هر واحد، تخفیفات و کسورات باید ذکر شده باشد. فاکتورهایی که اقلام خرید را به درستی ثبت نکرده باشند، رسمی نیستند.

• عوارض و مالیات بر ارزش افزوده

در صورتی که هزینه‌های عوارض و مالیات بر ارزش افزوده هنگام فروش کالا و خدمات دریافت می‌‌شود، باید مبلغ و میزان آن به طور دقیق در فاکتور نوشته شده باشد. سازمان امور مالیاتی از همین فاکتورها برای محاسبه مجموع مالیات بر ارزش افزوده شرکت‌ها استفاده می‌‌کند.

جمع بندی

با در نظر گرفتن تمام مواردی که برای بررسی فاکتور رسمی و نحوه صدور آن گفتیم، نمی‌‌توان صدور فاکتور رسمی را به حسابداران تازه کار و بی تجربه سپرد. حسابداری که تجربه لازم را برای صادر کردن فاکتور نداشته باشد، ممکن است شرکت با جریمه‌های مالیاتی روبرو شود.

در این مقاله سعی کردیم به تمامی چالش های شما راجع به موضوع فاکتور رسمی پاسخ دهیم. اما اگر هنوز سوالی پیرامون این مسئله دارید، حتما آن را در بخش سوالات با ما در میان بگذارید؛ تا کارشناسان مالیاتی ما هرچه سریع‌تر پاسخ لازم را به شما بدهند.

نگارنده مقاله فاکتور رسمی چیست : خانم مریم آتشگاه ،‌ مدرس ، مشاور و وکیل مالیاتی